Declareren

Om fondssubsidie aan te vragen maak je gebruik van het declaratieformulier. Gebruik altijd de meest actuele versie van het formulier; deze vind je  onderaan deze pagina. 

Naast het declaratieformulier is het van belang om een kopie van de factuur, een kopie van de loonstrook en een kopie van het verkregen certificaat of diploma aan te leveren. Hieronder lees je waar de gevraagde informatie aan dient te voldoen.

Aanleveren factuur:
Het aanleveren van de factuur is noodzakelijk om vast te stellen wat de kosten zijn die het bedrijf heeft gemaakt ten aanzien van de te declareren opleiding of het coaching traject.

Om de rechtmatigheid van de declaratie vast te stellen is het noodzakelijk dat de opleider of coach op de factuur de namen van de deelnemers vermeld, alsmede de datum van de eerste én de laatste lesdag of coach dag. Staat deze informatie niet op de factuur, neem dan contact op met de opleider of coach en vraag om een aangepaste factuur.

Aanleveren loonstrook:
Het aanleveren van de loonstrook is verplicht bij het aanvragen van subsidie voor een opleiding of een coaching traject om aan te tonen dat de betrokken medewerker in dienst was van het declarerende bedrijf op het moment dat de cursus of het coaching traject van start ging. Lever dus een loonstrook aan die dit aantoont.

Belangrijk is dat je alle gegevens op de loonstrook onleesbaar maakt, met uitzondering van: naam en adres werkgever, naam werknemer, datum loonstrook, geboortedatum (indien beschikbaar) en datum in dienst. Loonstroken waar andere gegevens op leesbaar zijn dan deze worden door ons teruggestuurd en niet behandeld, in verband met de eisen die aan ons gesteld worden in het kader van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

Zijn er meer dan 25 deelnemers aan één cursus en is de te verkrijgen subsidie per deelnemer maximaal € 100,-* dan hoeven er bij de aanvraag geen loonstroken aangeleverd te worden. Bij de verwerking van de declaratie zal een steekproef opgevraagd worden van de loonstroken van 10% van de deelnemers, met een minimum van vijf loonstroken. Mocht één of meer van de opgevraagde loonstroken niet aangeleverd kunnen worden of niet correct zijn (bijvoorbeeld wanneer de medewerker niet in dienst blijkt te zijn van het declarerende bedrijf) dan wordt de volledige declaratie afgewezen.

Declaratieformulier:
Het declaratieformulier is beschikbaar in Word. De Word versie kan digitaal ingevuld worden, maar mag ook worden geprint en met een pen worden ingevuld. Iedere andere aanpassing aan het formulier maakt het formulier onbruikbaar en ongeldig. In dat geval zal je declaratie niet in behandeling worden genomen.